Wkład prywatny wnoszony jest przez przedsiębiorstwo, nie zaś przez pracowników. Może być on uśredniony w przypadku projektów o charakterze otwartym.

Zgodnie z treścią Zasad udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL z dnia 8 lipca 2009 r., w przypadku gdy „pomoc na szkolenia adresowana jest do przedsiębiorców lub osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jedyną dopuszczalną formą wkładu prywatnego wnoszonego przez beneficjenta pomocy jest wkład pieniężny (gotówkowy)."
Jednocześnie, pisemnym stanowiskiem Instytucji Zarządzającej, wydanym dnia 17 września 2009 r., wskazano, iż „dopuszcza się możliwość wnoszenia wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń również w przypadku przedsiębiorców oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, pod warunkiem, że wkład ten zostanie należycie udokumentowany przez przedsiębiorcę w tym na podstawie dokumentów stanowiących podstawę do rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym".
W przypadku przedsiębiorców - właścicieli firm oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, w celu adekwatnego oszacowania wkładu prywatnego wnoszonego przez w/w podmioty w formie wynagrodzeń, dokumenty powinny być przedkładane każdego miesiąca oraz powinny potwierdzać, iż dochód pokrywa wymagany wkład prywatny na czas ich uczestnictwa w szkoleniu.
Czas pracy uczestnika projektu także powinien zostać stosownie potwierdzony posiadanymi przez niego dokumentami. Jeżeli czas pracy nie jest normowany można przyjąć, dla wyliczenia wartości wynagrodzenia za czas uczestnictwa w szkoleniu, czas pracy jak dla etatu dzielony przez wartość wykazanego dochodu.
Jednocześnie jednak Instytucja Pośredniczą nie określa, na podstawie jakich innych dokumentów i jak sporządzonych należy dokumentować tą formę wkładu prywatnego w powyższych przypadkach. Rekomenduje się, aby w przypadku przedsiębiorców - właścicieli firm oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wkład prywatny był wnoszony w formie pieniężnej (gotówkowej). W szczególności, jeżeli istnieje problem z właściwym udokumentowaniem przychodu/wynagrodzeń lub czasu pracy takich osób i podmiotów.
Na podstawie jakich dokumentów i w jaki sposób podmiot, któremu udzielana jest pomoc publiczna, powinien wpłacać środki finansowe, wnoszone w ramach wkładu własnego, na konto projektu? Jak wykazywać wkład wnoszony w gotówce w Załączniku 1 do WNP, tj. co należy wpisywać w kolumnie 11 źródła finansowania.
Beneficjent pomocy publicznej powinien wpłacać wkład prywatny bezpośrednio na konto projektowe Wnioskodawcy.
 
W przypadku wkładu prywatnego wnoszonego w postaci gotówki, beneficjent pomocy może wpłacić wkład własny na podstawie wystawionej przez Wnioskodawcę - udzielającego pomocy publicznej faktury. Usługi szkoleniowe są zwolnione z podatku VAT.
 
Projektodawca (Beneficjent) wystawia fakturę pro-forma przedsiębiorcy (tytuł księgowy). Konieczne jest wcześniejsze zawarcie , umowa szkoleniowej z przedsiębiorcą objętym wsparciem, na podstawie której wystawia się dokument finansowy. Beneficjent pomocy ma 7 dni na wpłatę. Wpłata może zostać dokonana na podstawie dowodu KW i jednocześnie przyjęta na podstawie dowodu KP. Następnie, po wpłacie wystawia się przedsiębiorcy fakturę zaliczkową na wymaganą kwotę wkładu. Jeśli ta zaliczka pokrywa 100% wkładu, to będzie to ostateczna faktura dla przedsiębiorcy, jeśli natomiast nie, to na końcu wystawia się fakturę rozliczeniową, podsumowującą całą transakcje. Strony mogą umówić się na termin, w jakim należy uregulować całość wkładu prywatnego, pod warunkiem, iż zostanie on wniesiony za czas uczestnictwa w szkoleniu.
W załączniku nr 1 do wniosku o płatność, konkretną fakturę należy umieszczać w dwóch wierszach, z odpowiednim procentowym podziałem kwoty brutto faktury, stosownie do źródła finansowania, czyli z budżetu państwa oraz wkładu prywatnego.
 

Instytucja Pośrednicząca nie narzuca formy udokumentowania wkładu własnego wnoszonego przez Beneficjenta w postaci wynagrodzeń. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Wnioskodawca, realizując projekt w ramach PO KL, rozlicza wkład własny na podstawie oświadczenia złożonego przez przedsiębiorstwo uczestniczące w projekcie. Oświadczenie powinno pozwalać na identyfikację poszczególnych uczestników szkolenia oraz powinno zawierać wysokość wkładu w odniesieniu do każdego z nich.
Wysokość wkładu wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników projektu w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgowej podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli. Wysokość wkładu powinna odnosić się wyłącznie do okresu, w którym uczestnik projektu uczestniczy we wsparciu, z zastrzeżeniem, iż za ten okres przysługuje mu jednocześnie dodatek lub wynagrodzenie.
W przypadku, gdy wkład wnoszony jest wynagrodzeniami oddelegowanych pracowników zatrudnionych u pracodawcy - przedsiębiorcy objętego wsparciem w ramach projektu na podstawie umowy o pracę lub na podstawie umowy cywilno-prawnej mogą skorzystać ze wzoru oświadczenia znajdującego się w załączeniu, przygotowanego przez Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie.
W takim przypadku, do Instytucji Pośredniczącej należy złożyć kserokopie otrzymanych oświadczeń razem z wymaganą dokumentacją do wniosku o płatność. Wówczas w załączniku nr 1 należy umieścić poszczególne numery oświadczeń, z właściwymi kwotami wyliczonymi przez beneficjenta pomocy i wpisanymi w kolumnach 7 i 8, a w kolumnie nr 4 Data zapłaty zostawić puste pole.
W przypadku gdy, ilość oświadczeń jest zbyt duża można sporządzić zestawienie (zawierające dane konkretnych pracowników uczestniczących w określonym szkoleniu) wszystkich oświadczeń w pliku Excel i dostarczyć wydrukowane zestawienie do Instytucji Pośredniczącej razem z wersją elektroniczną. Wówczas w załączniku nr 1 do wniosku o płatność w konkretnej pozycji należy wpisać np.: zestawienie nr 1/2010 z łączną kwotą wszystkich oświadczeń w kolumnie nr 7 i nr 8.
 

Wkład prywatny można wnieść w dwóch formach: pieniężnej (gotówka) lub w formie wynagrodzeń pracowników przedsiębiorstw objętych wsparciem, skierowanych na szkolenia odbywające się w godzinach pracy.

Wysokość wnoszonego wkładu własnego zależna jest przede wszystkim od intensywności pomocy publicznej. Dla określenia właściwej intensywności należy określić rodzaj udzielanego wsparcia, tj. czy jest to pomoc na subsydiowane zatrudnienie, pomoc na szkolenia, pomoc na usługi doradcze, pomoc de minimis. Intensywność zależna jest również od wielkości przedsiębiorstwa objętego danym wsparciem oraz od ilości i typu pracowników przedsiębiorstwa. Dla określenia wysokości wkładu prywatnego konieczne jest również określenie sumy kosztów kwalifikowanych projektu, objętych pomocą publiczną. Szczegółowe zasady wyliczania wysokości wkładu zawarte są w „Zasadach udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki" (dokument do pobrania ze strony internetowej www.wup.pl).

Wkład prywatny wnoszony jest przez przedsiębiorstwo, które zostało objęte wsparciem i któremu udzielana jest pomoc publiczna, nie zaś przez pracowników.

W ramach I typu projektów „Ogólne i specjalistyczne szkolenia oraz doradztwo związane ze szkoleniami dla kadr zarządzających i pracowników przedsiębiorstw w zakresie m.in.: zarządzania, identyfikacji potrzeb w zakresie kwalifikacji pracowników, organizacji pracy, zarządzania BHP, elastycznych form pracy, wdrażania technologii produkcyjnych przyjaznych środowisku, wykorzystania w prowadzonej działalności technologii informacyjnych i komunikacyjnych", uczestnikiem projektu zawsze jest przedsiębiorstwo, które deleguje swoich pracowników na szkolenie. Umowa na udzielenie wsparcia w ramach uczestnictwa projekcie zawierana jest pomiędzy pracodawcą a firmą/projektodawcą oferującą szkolenie. W ramach tego typu projektu (oraz typu 2 tj., usług doradczych) zawsze występuje pomoc publiczna.

Zgodnie z § 32b ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL, uznaje się, że pomoc przyznana mikro-, małym i średnim przedsiębiorstwom wywołuje efekt zachęty, jeżeli wniosek o przyznanie pomocy został złożony przez beneficjenta pomocy do właściwej instytucji przed rozpoczęciem realizacji projektu, przy czym w przypadku beneficjentów pomocy nie będących jednocześnie projektodawcami lub w przypadku gdy pomoc publiczna jest przyznawana beneficjentom pomocy nie wymienionym we wniosku o dofinansowanie projektu, prze wniosek o przyznanie pomocy należy rozumieć odpowiednio umowę o przystąpieniu do projektu szkoleniowego lub umowę o rozpoczęciu korzystania z usług doradczych.

Projekt nie będzie objęty pomocą publiczną, jeżeli udział w konferencjach, seminariach i spotkaniach będzie miał charakter otwarty i niedyskryminacyjny. W przypadku wątpliwości, należy przeprowadzić tzw. test pomocy publicznej, to jest zweryfikować, czy w sytuacji udziału we wsparciu przedsiębiorców i ich pracowników zachodzą łącznie następujące przesłanki:

• nastąpił transfer środków publicznych,
• wystąpiła korzyść ekonomiczna,
• wsparcie ma charakter selektywny,
• nastąpi zakłócenie konkurencji na rynku wspólnotowym.

W opinii Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, aby w opisanej sytuacji nie wystąpiła pomoc publiczna przedsiębiorstwa te nie mogą być w stosunku do siebie ani przedsiębiorstwami partnerskimi ani powiązanymi w rozumieniu załącznika nr I do Rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 art.3 ust.2 i 3. Wojewódzki Urząd Pracy nie jest uprawniony do wydawania wiążących wykładni dotyczących pomocy publicznej, gdyż prawo to przysługuje jedynie Europejskiemu Trybunałowi Sprawiedliwości oraz Komisji Europejskiej.