Wyjaśnienia limitu 240 godzin w projektach PO KL
Przykład 1.
Zawarte są dwie umowy z tym samym pracownikiem ( pierwsza to umowa o pracę w wymiarze 1/1 etatu, druga to umowa zlecenia na 80h/m-c). Obie umowy są umowami projektowymi w PO KL i zostały zawarte przed 1 maja 2014 r. W lipcu 2014 r. mamy 23 dni robocze do przepracowania, co przy pełnym etacie daje łącznie 184 godziny. Sumując dwie umowy, tj. umowę o pracę 184h i umowę zlecenia 80h przekroczymy dopuszczalny limit miesięczny o 24 godziny.
Pytania:
1. Czy z uwagi na fakt, iż umowy zawarte są przed 1 maja 2014r. oba wynagrodzenia są kwalifikowalne w pełnej wysokości?
2. Czy ilość 24 godzin jest uznawana, zgodnie z przepisami przejściowymi, jako nieznaczne przekroczenie limitu 240 godzin na miesiąc?
Sformułowanie dotyczące nieznacznego przekroczenia 240 godzin na miesiąc należy rozpatrywać w kontekście konieczności spełnienia warunku kwalifikowalności wydatków, tj. obciążenie wynikające z wykonywanych zadań nie może wykluczać możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie. Decyzja odnośnie kwalifikowalności w ramach projektu PO KL kosztów wynagrodzenia pracownika, którego łączne zawodowe zaangażowanie nieznacznie przekracza 240 godzin na miesiąc, należy do instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie.
Zgodnie z art. 129 ust. 1 Kodeksu Pracy (Dz. U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 tekst jednolity, z późn. zm.) czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Ograniczenie to należy odnosić do jednego, pełnego stosunku pracy. Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, powyższy limit ulega obniżeniu proporcjonalnie do liczby godzin na pełnym etacie. Przepisy Kodeksu Pracy określają zatem dniowy oraz tygodniowy, a nie miesięczny limit godzin pracy.
Miesięczny limit godzin pracy określony w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL wynika z ogólnego założenia, iż jeden miesiąc zawiera 4 tygodnie, w których zgodnie z Kodeksem Pracy pracownik może przepracować 40 godzin, oraz z ogólnego założenia, iż dla prawidłowej realizacji zadań w projekcie, maksymalny wymiar czasu pracy powinien wynosić 1½ etatu.
Limit ten należy przede wszystkim odnosić do sytuacji, w których dana osoba jest zaangażowana przy realizacji projektów na podstawie umów zlecenie, a nie sytuacji, gdy dana osoba realizuje zadania w projekcie na podstawie stosunku pracy.
Jest to tym bardziej zasadne, iż w przypadku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, dana osoba otrzymuje z góry ustalone w stosunku do wymiaru czasu pracy miesięczne wynagrodzenie, bez względu na ilość przepracowanych godzin w miesiącu i ilości dni roboczych w danym miesiącu.
Przykład 2.
Obciążenie projektowe w PO KL pracownika jest na poziomie 120 godzin/m-c(umowa-zlecenia), a obciążenie poza projektowe to: umowa o pracę na ½ etatu w firmie X oraz umowa o pracę na ½ etatu w firmie Y. Biorąc pod uwagę miesiąc lipiec 2014 r. mamy następujące rozliczenie przepracowanych godzin:
- umowa zlecenia – 120h,
- umowa o pracę w firmie X – 92h,
- umowa o pracę w firmie Y – 92h.
W sumie przekroczenie limitu 240 godzin na miesiąc jest na poziomie 64h.
Pytania:
1. Czy mając na uwadze fakt, iż wszystkie umowy zawarte są przed 1 maja 2014r., przekroczenie o 64 h jest uznawane jako nieznaczne przekroczenie limitu godzinowego i jednocześnie wynagrodzenie z umowy zlecenia w całości uznane jest jako wydatek kwalifikowany?
W przypadku zawarcia umów przed 1 maja 2014 r., przekroczenie o 64 h jest uznawane jako znaczne przekroczenie limitu godzinowego, ale jednocześnie wynagrodzenie z umowy zlecenia w całości uznane jest jako wydatek kwalifikowany. Do 1 maja 2014 r. ten limit badało się wyłącznie w kontekście jednoczesnego zaangażowania danej osoby przy realizacji innych projektów w ramach PO KL lub innych Programów Operacyjnych. Natomiast od 1 maja 2014 r. limit 240 h należy odnosić do jednoczesnego zaangażowania danej osoby w realizację innych projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta. Przykładowo, jeśli osoba podpisała umowę o pracę w ramach projektu PO KL w dniu 01.12.2013 r. na okres obejmujący lata 2013 – 2015 i jednocześnie osoba ta była i jest zawodowo zaangażowana w realizację działań finansowanych ze środków własnych beneficjenta lub innych podmiotów, a jej łączne zawodowe zaangażowanie nieznacznie przekracza 240 godzin na miesiąc, to ww. umowa zawarta w ramach projektu PO KL jest ważna, a wynagrodzenie wypłacane z tytułu jej wykonywania kwalifikowalne w pełnym zakresie, o ile spełnione są pozostałe warunki z Wytycznych.
Przykład 3.
Z jednym pracownikiem zawarte są dwie umowy o pracę (jedna jest umową projektową w PO KL na 1/1 etat w firmie X, natomiast druga zawarta jest na 1/2 etatu w firmie Y – umowa poza projektowa. Obie umowy zawarte są przed 1 maja 2014r. Biorąc pod uwagę miesiąc lipiec 2014r. rozliczenie godzin wygląda następująco:
- umowa projektowa – 184h,
- umowa pozaprojektowa – 92h.
Następuje przekroczenie limitu miesięcznego o 36h.
Pytania:
1. Czy biorąc powyższe pod uwagę, całość wynagrodzenia z umowy projektowej jest wydatkiem kwalifikowanym?
W przypadku zawarcia umów przed 1 maja 2014 r., całość wynagrodzenia z umowy projektowej jest wydatkiem kwalifikowanym.
Przykład 4.
Z jednym pracownikiem zawarte są umowy jak w przykładzie 1, tj. umowa o pracę na 1/1 etat i umowa zlecenia na 80h, z czego jedna umowa zawarta jest 1 kwietnia 2014r., natomiast druga z datą 3 maja 2014r.
Pytania:
1. Czy w tym przypadku długość poszczególnych miesięcy kalendarzowych ma wpływ na uznanie 24 godzin za wydatek niekwalifikowany?
W tym przypadku uznaje się wydatek poniesiony na wynagrodzenie tej osoby za pracę wykonywaną podczas 24 godzin. Przekroczenie limitu wynika z ilości dni w danym miesiącu wychodząc z założenia, że miesiąc ma stałą liczbę godzin.
Przykład 5.
Planujemy uznać, że liczba godzin osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę na 1/1 etat jest stała, równa 160h.
Pytania:
1. Czy uznanie, że liczba godzin osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę na 1/1 etat jest stała, równa 160h jest prawidłowe?
2. Czy należy odnosić liczbę godzin indywidualnie do każdego miesiąca?
Kwestia limitu godzin w przypadku umów o pracę – czy należy rozpatrywać każdy miesiąc oddzielnie czy przyjąć, że w ramach umowy o pracę miesięczny limit na cały etat to 160 h (w lipcu br. były 23 dni robocze – 184 h, a w sierpniu mamy 20 dni - 160 h, jak ktoś dodatkowo ma umowę zlecenie na 80 h miesięcznie to czy w lipcu przekracza limit 240 h, a w sierpniu już nie?).
Uznanie liczby godzin osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę na 1/1 etat równej 160h jest prawidłowe. Nie należy odnosić się do liczby godzin indywidualnie do każdego miesiąca. Do 1 maja 2014 r. ten limit badało się wyłącznie w kontekście jednoczesnego zaangażowania danej osoby przy realizacji innych projektów w ramach PO KL lub innych Programów Operacyjnych. Natomiast od 1 maja 2014 r. limit 240 h należy odnosić do jednoczesnego zaangażowania danej osoby w realizację innych projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta.
Przykład 6.
Doradca zawodowy/trener planuje wykonywać zajęcia projektowe na podstawie umowy zlecenia podczas swojego urlopu wypoczynkowego. Zaznaczam, iż umowa o pracę i umowa zlecenia zawierane są z innymi pracodawcami. Wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę nie jest wypłacane ze środków unijnych, a suma przepracowanych w miesiącu godzin mieści się limicie 240 godzin.
Pytania:
1. Czy doradca/ trener może wykonywać szkolenia w czasie swojego urlopu wypoczynkowego?
2. Czy godziny szkolenia w czasie urlopu wypoczynkowego mogą zawierać się w godzinach obowiązywania umowy o pracę, tj. np. od 8.00 do 16.00, czy dopiero w godzinach popołudniowych? Czy nie wystąpi w tym przypadku podwójne finansowanie?
W przypadku wykonywania przez personel projektu PO KL zadań w ramach innych projektów NSRO w trakcie udzielonego urlopu wypoczynkowego na podstawie umowy o pracę zawartej w celu realizacji zadań projektu PO KL, zapis w ewidencji godzin i zadań, o której mowa w pkt 8 podrozdziału 4.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (Wytyczne) mógłby przykładowo wyglądać jak niżej:
„07.04.2014, godz. 8.00-16.00, umowa nr 1/2014, zarządzanie projektem – urlop wypoczynkowy;
07.04.2014, godz. 8.00-16.00, umowa nr 2/2014, doradztwo dla uczestników projektu”.
Powyższe oznacza, iż czas trwania urlopu wypoczynkowego wlicza się do limitu 240 godzin miesięcznie, o którym mowa w pkt 7 i 8 podrozdziału 4.5 Wytycznych. Tym samym,
w ewidencji godzin i zadań należy wykazać łącznie 16 godzin (a nie 8 godzin) i tę liczbę godzin uwzględnić przy weryfikacji dochowania limitu zaangażowania zawodowego
Przykład 7.
Z jednym pracownikiem zostały zawarte następujące umowy:
- umowa zlecenia zawarta w miesiącu lutym 2014r. na 60h (umowa projektowa),
- umowa zlecenia zawarta w styczniu 2013r. na 120h (umowa projektowa),
- umowa o pracę 1/1 (urlop wychowawczy),(umowa pozaprojektowa).
Pytanie:
1. Czy urlop wychowawczy traktujemy na równi z urlopem bezpłatnym i nie wykazujemy godzin z umowy o pracę do ewidencji czasu pracy?
W ewidencji godzin i zadań prowadzonej przez personel projektu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) zgodnie z podrozdziałem 4.5 pkt 8 Wytycznych, w celu weryfikacji limitu 240 godzin miesięcznie zaangażowania w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO, w przypadku umów o pracę należy wskazać liczbę godzin przepracowanych na podstawie stosunku pracy z uwzględnieniem liczby dni pracujących w danym miesiącu. Limit 240 godzin miesięcznie weryfikowany jest w takim przypadku w oparciu o czas wynikający z zawartych umów z danym pracownikiem, w związku z czym w ewidencji godzin i zadań wskazywany jest również czas nieobecności pracownika związanej z urlopem wypoczynkowym, czy też zwolnieniami lekarskimi. Urlopu wychowawczego nie traktujemy na równi z urlopem bezpłatnym i wykazujemy w ewidencji godzin.
Przykład 8.
Doradca zawodowy w projekcie zatrudniony jest na podstawie umowy zlecenia. Ponadto poza projektami zatrudniony jest w szkole, na podstawie karty nauczyciela jako wychowawca, na ½ etatu , tj. na 15 h tygodniowo.
Z uwagi na fakt, iż jako nauczyciel doradca ma w całym miesiącu lipcu(wakacje) urlop wypoczynkowy. W czasie urlopu wykonywał doradztwo zawodowe w ramach Projektów PO KL.
Pytania:
1. Czy można wykonywać pracę zarobkową, finansowaną ze środków europejskich, podczas urlopu wypoczynkowego?
2. Czy wliczać urlop wypoczynkowy do ewidencji czasu pracy? Jeśli tak to jak liczyć godziny z umowy o pracę, zważywszy na fakt, iż etat nauczyciela nie jest równy etatowi standardowego pracownika? Czy uwzględniając powyższe zatrudnienie przyjąć rzeczywiście przepracowane godziny nauczyciela, tj.15h tygodniowo czy dorównać do wymiaru godzin ogólnie przyjętego w kodeksie pracy, tj. dla ½ etatu 92h (wymiar w 07/2014)?
Urlop wypoczynkowy należy wliczać do ewidencji czasu pracy. Z uwagi na zatrudnienie doradcy na podstawie karty nauczyciela, należy przyjąć sposób wyliczenia urlopu odpowiadający wysokości etatu. Tym samym należy przyjąć rzeczywiście przepracowane godziny nauczyciela, tj.15h tygodniowo.
Załącznik: MIESIĘCZNA_KARTA_CZASU_PRACY.pdf - (188 KB)