Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie projektu:

punkt 3.1 Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu i cele projektu:

3.1.1 Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu

• Brak dyscypliny projektowej – Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia wniosku zgodnie z Instrukcją;
• Brak uzasadnienia konieczności realizacji projektu, zwłaszcza w kontekście przewidzianych form wsparcia i obszaru na którym jest realizowany projekt;
• Brak aktualnych danych ilościowych i/lub jakościowych, potwierdzających istnienie wykazanego w analizie problemu (brak odwołania do danych statystycznych, wyników badan  i analiz lub danych statystycznych z nieznanego źródła pochodzenia, które w głównej mierze powinny odnosić się do obszaru wsparcia tj., pkt.1.9 wniosku);
• W przypadku powoływania się na badania własne, brak szczegółowych informacji o metodologii badania oraz grupie badanych;
• Brak korelacji pomiędzy problemem, a zaplanowanym w projekcie wsparciem;
• Podnoszenie w projekcie wielu problemów i brak odniesienia się do nich przy konstruowaniu celów;
• Brak analizy sytuacji kobiet i mężczyzn w kontekście zdiagnozowanego problemu (nie wskazanie danych ilościowych i/lub jakościowych w tym zakresie);
• Brak wykazania efektu zachęty w przypadku udzielania pomocy publicznej;
• Brak analizy interesariuszy.

3.1.2 Cel główny projektu i 3.1.3 Cele szczegółowe projektu

• Cele nie odpowiadające na zdiagnozowany problem;
• Cele, które nie pokazują mierzalnej, pożądanej zmiany w sytuacji problemowej grup docelowych;
• Brak nawiązania do problemów regionalnych z obszaru wskazanego w pkt 1.9 wniosku o dofinansowanie,
• Cele szczegółowe nie skorelowane z celem głównym projektu, mające charakter działań (np. zdobycie kwalifikacji zawodowych). Cele szczegółowe powinny w swej formule odnosić się do niższego poziomu interwencji niż cel ogólny, tj. dotyczyć poszczególnych aspektów, prowadzących do osiągnięcia celu głównego;
• Brak zgodności celów z kryteriami SMART; Zarówno cel główny jak też cele szczegółowe powinny spełniać tę regułę;
• Brak wskaźników, które pokazują mierzalną, pozytywną zmianę w sytuacji grup docelowych. Wskaźniki nie obrazują zakładanych celów i nie wskazują na zmianę jakościową, np. samo zakończenie szkoleń nie musi być równoznaczne  z podniesieniem kwalifikacji. Potrzebny jest odrębny wskaźnik, obrazujący taki stan;
• Ograniczanie się wyłącznie do wyboru wskaźników z listy rozwijanej;
• Wpisywanie produktów w miejsce wskaźników, np. liczba godzin szkolenia;
• Zbyt niska wartość docelowa wskaźników, co skutkować może brakiem uzasadnienia dla celowości przekazania wsparcia;
• Brak zewnętrznych, niezależnych źródeł weryfikacji założonych wskaźników;
• Powielanie źródeł weryfikacji lub źródeł pozyskiwania danych do pomiaru wskaźnika w przypadku wskaźników o różnorodnych charakterze, odnoszących się do zróżnicowanych celów;
• Brak informacji dotyczących częstotliwości pomiaru założonych wskaźników.

punkt 3.2 Grupy docelowe

• Brak poprawnego opisu grupy docelowej oraz niedostateczna charakterystyka grup docelowych, z punktu widzenia istotnych dla projektu cech i specyfiki typu projektu:
  należy szczegółowo opisać grupę docelową w sposób pozwalający na weryfikację zgodności z zapisami SZOP PO KL i Dokumentacji Konkursowej.
  należy scharakteryzować strukturę zatrudnienia np. wiek i płeć potencjalnych uczestników, poziom wykształcenia, jeśli możliwe – kwalifikacje; dodatkowo należy dokonać szczegółowej charakterystyki pod kątem rodzaju i stopnia niepełnosprawności.
• Brak korelacji opisu grupy docelowej z analizą problemu, założonymi celami oraz wskaźnikami;
• Brak opisu lub zbyt ogólne uzasadnienie wyboru grupy docelowej – uzasadnienie powinno korespondować z analizą problemu;
• Rekrutacja nie dopasowana do specyfiki grupy docelowej;
• Należy odróżnić pojęcie rekrutacji od selekcji, które ma charakter bardziej szczegółowy i ma doprowadzić do wyboru odpowiednich podmiotów/ kandydatów z ogólnej liczby podmiotów/ osób dopuszczonych do rekrutacji;
• Brak opisu jasnych kryteriów rekrutacji uczestników/uczestniczek projektu, nie uwzględniających kolejności kryteriów rekrutacji (ich wagi i znaczenia dla procesu rekrutacji);
• Nieczytelne kryteria rekrutacji pozwalające na szeroką ich interpretację;
• Brak rzetelnego opisu barier, potrzeb i oczekiwań potencjalnych uczestników/ uczestniczek projektu;
• Brak wskazania informacji na temat skali zainteresowania planowanym wsparciem;
• Brak uzasadnienia liczebności grupy, informacji na temat zainteresowania planowanym wsparciem;
• Brak korelacji pomiędzy danymi zawartymi w opisie grupy docelowej, a danymi przedstawionymi w Tabeli 3.2.1 Przewidywana liczba osób / instytucji objętych wsparciem EFS w ramach projektu i ich status (ilościowe).

punkt 3.3 Zadania

• Brak korelacji pomiędzy zadaniami, a celami szczegółowymi projektu;
• Nie przypisanie wszystkich założonych celów projektu do poszczególnych zadań w projekcie;
• Brak wskazania metodologii prowadzonych szkoleń, zakresu tematycznego, liczby i liczebności grup szkoleniowych, a także liczby godzin przypadających na dany blok szkoleniowy / doradczy;
• Brak informacji dotyczących działań podejmowanych na rzecz wyrównywania szans kobiet i mężczyzn i / lub różnicujących wsparcie dla kobiet i mężczyzn;
• Brak wskazania ram czasowych realizacji poszczególnych zadań;
• Brak określenia osób odpowiedzialnych z ramienia kadry zarządzającej za realizację konkretnych zadań;
• Brak wskazania roli partnera w poszczególnych zadaniach;
• Brak efektywności założonych w projekcie działań (zbyt długi okres rekrutacji, zbyt niska częstotliwości szkoleń), co skutkować może nieuzasadnionym wydłużaniem okresu realizacji projektu oraz podnoszeniem jego kosztów;
• Brak wskazania produktów lub wykazywanie wskaźników rezultatu zamiast produktów;
• Brak przypisania wskaźników mierzących stopień osiągnięcia produktów oraz źródeł ich weryfikacji;
• Brak wyczerpujących informacji odnośnie monitorowania rezultatów projektu;
• Występowanie błędów metodologicznych w określeniu rezultatów miękkich i twardych;Brak wskazania, w jaki sposób osiągnięte rezultaty wpłyną na realizację celów projektu;
• Zbyt ogólnie opisany harmonogram, nie precyzujący etapów realizacji zadań lub kopiujący zapisy budżetu szczegółowego;
• Opis działań niespójny z  harmonogramem i budżetem projektu;
• Brak kompleksowości oferowanego wsparcia.

punkt 3.4 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu (dotyczy projektów, których wnioskowana kwota dofinansowania jest równa albo przekracza 2 mln zł)

• Brak uwzględnienia wszystkich celów szczegółowych założonych w projekcie w kontekście potencjalnego ryzyka;
• Opisywanie ryzyka, które jest niezależne od wnioskodawcy, ale możliwość jego wystąpienia jest bardzo niska;
• Przypisywanie takich samych rodzajów ryzyka w przypadku różnorodnych celów;
• Wskazywanie tych samych sposobów unikania lub łagodzenia potencjalnego ryzyka w przypadku ryzyk o różnorodnym charakterze.

punkt 3.5 Oddziaływanie projektu

• Wskazywanie oczekiwanego efektu realizacji PO KL niezgodnie ze słownikiem GWA, w przypadku, gdy istnieje oczekiwany efekt korelujący z celami projektu;|
• Brak wskazania wszystkich oczekiwanych efektów realizacji (lub celów szczegółowych) PO KL adekwatnych do założonego w projekcie wsparcia;
• Opis wpływu nie dotyczący celu głównego projektu i zaplanowanych wskaźników, a odnoszący się jedynie do podejmowanych w projekcie działań w kontekście osiągnięcia oczekiwanego efektu realizacji Priorytetu PO KL;
• Opisywanie efektu realizacji zaplanowanych w projekcie działań jako wartości dodanej;
• Brak wskazania wartości dodanej;
• Opis wartości dodanej jest bardzo ogólnikowy, nie odnosi się do charakteru wsparcia i specyfiki grupy docelowej.

punkt 3.6 Potencjał i doświadczenie projektodawcy i 3.7 Opis sposobu zarządzania projektem

• Zbyt ogólny opis doświadczenia wnioskodawcy i partnera – brak szczegółowych informacji   na temat dotychczas zrealizowanych przedsięwzięć, ich budżetu, liczby uczestników oraz stopnia osiągnięcia założonych rezultatów;
• Brak opisu sposobu zarządzania projektem, ze szczególnym uwzględnieniem zasady równości szans kobiet i mężczyzn;
• Brak wskazania dostępnego zaplecza technicznego – również w kontekście dostępnych zasobów nabytych w ramach innych projektów;
• Deklarowanie posiadania wystarczającego zaplecza technicznego w kontekście założonych wydatków dot. wyposażenia biura projektu, ujętych w budżecie szczegółowym;
• Zbyt ogólny opis kadry zarządzającej: brak wykazania wzajemnych powiązań personelu projektu (podległość, nadrzędność); brak wskazania wymagań stawianych członkom kadry zarządzającej (wykształcenie, doświadczenie);
• Brak opisu zarządzania projektem w kontekście partnerstwa;
• Brak opisu działań dotyczących monitoringu projektu oraz jego uczestników (w tym brak opisu sposobów reagowania na odstępstwa od założonych w projekcie zadań, harmonogramu i budżetu). W opisie należy przedstawić jak będzie przebiegał monitoring, jakie zostaną zastosowane narzędzia i kto za niego odpowiada. Należy też wyraźnie odróżnić monitoring projektu, czyli nadzorowanie postępu rzeczowego i finansowego od monitoringu uczestników, czyli nadzorowania postępów w osiąganiu wskaźników;
• Brak opisu roli i uzasadnienia wyboru partnera;
• Brak opisu roli i kryteriów wyboru podmiotów realizujących zadania zlecone lub wykonawców pewnych usług w projekcie;
• W przypadku zlecania całych zadań lub niektórych usług w projekcie, należy szczegółowo opisać powody zlecania usług, w szczególności merytorycznych oraz opisać zasady wyboru podwykonawców, kryteria, sposób nadzoru nad wykonaniem usługi. Podanie ogólnej informacji, iż będzie to prowadzone „zgodnie z zasadą konkurencyjności” nie jest wystarczające, gdyż wnioskodawca ma obowiązek, w przypadku otrzymania dofinansowania   i podpisania umowy, stosowania zasady konkurencyjności, niezależnie od zawarcia tej informacji we wniosku.

część IV Budżet projektu

• Brak uzasadnienia ponoszenia wydatków w świetle zaplanowanych działań;
• Brak spójności budżetu projektu z informacją zawartą  w pkt. 3.5 wniosku, tj. sposobem zarządzania projektem;
• Nieproporcjonalne koszta związane z kadrą zaangażowaną w zarządzanie projektem w stosunku do realnych potrzeb prawidłowej realizacji projektu;
• Zawyżone wydatki w odniesieniu do założonych rezultatów;
• Występowanie w budżecie wydatków niezasadnych i nieefektywnych;
• Brak wskazania kosztów personelu w budżecie ogólnym projektu (pole „w tym koszty personelu”);
• Błędne wskazywanie zadań zleconych w przypadku usług zlecanych podwykonawcom;
• Brak identyfikacji kosztów związanych z cross-financingiem oraz brak ich uzasadnienia;
• Brak identyfikacji wydatków związanych z pomocą publiczną;
• Nie wskazywanie wymiaru czasu pracy w przypadku personelu projektu;
• Wybór błędnego poziomu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem;
• Ujmowanie kosztów pośrednich w katalogu kosztów bezpośrednich;
• Błędy w wyliczeniach pomocy publicznej.