Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL określona jest przez Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

 Wydatki w ramach POKL są kwalifikowalne, o ile:

• są niezbędne do realizacji projektu - mają bezpośredni związek z jego celami;
• spełniają wymogi efektywnego zarządzania kosztami (nakłady adekwatne do rezultatów);
• zostały faktycznie poniesione;
• są udokumentowane;
• zostały przewidziane w budżecie projektu, zgodnie z zasadami tworzenia budżetu w ramach POKL;
• są zgodne z Wytycznymi, przepisami prawa krajowego i wspólnotowego.

Wydatki niekwalifikowane

W oparciu o przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 (art. 11 ust. 2), za niekwalifikowalne z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL uznaje się poniższe kategorie wydatków:

• podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe
• tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
• zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury;
• zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu;
• odsetki od zadłużenia.

Dodatkowo, zgodnie z Krajowymi Wytycznymi, niekwalifikowalne są następujące kategorie wydatków:

• koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice kursowe ponoszone w ramach wdrażania projektu, z wyjątkiem projektów współpracy ponadnarodowej;
• wydatek poniesiony na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu;
• koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych (z wyjątkiem wydatków związanych
• z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd;
• wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki
• od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe;
• wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu. Zgodnie z zasadami przyjętymi przez Instytucję Zarządzającą, niekwalifikowalne są składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach wynagrodzenia personelu projektu.

Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent, czyli realizator projektu.

Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków w ramach PO KL znaleźć można w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL".